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IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la
partecipazione del prof. Stefano Rodota', presidente, del prof. Giuseppe
Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro
Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed
integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua i dati personali "sensibili";
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono
trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorita'
e, ove necessario, con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo' essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di carattere
generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti
(art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate
sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a
garanzia degli interessati, rendendo altresi' superflua la richiesta di
singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi titolari del
trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di
quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le prescrizioni gia'
impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano
a tempo determinato ai sensi dell'art. 14 del decreto del Presidente
della Repubblica 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla prevista
emanazione del testo unico della normativa in materia di protezione dei
dati personali, in attuazione della legge n. 127 del 2001;
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di alcuni principi
volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i
trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta'
fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e'
effettuato nell'ambito dei rapporti di lavoro;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996; Visto il regolamento recante
norme sulle misure minime di sicurezza adottato con decreto del
Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo
1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio; Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate
dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante
n. 1/2000;
Relatore il prof. Stefano Rodota';
Autorizza il trattamento dei dati
sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996,
finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di
seguito indicate.
1) Ambito di
applicazione
La presente autorizzazione
e' rilasciata:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o
che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle
figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di
lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai
regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.
L'autorizzazione riguarda anche l'attivita' svolta dal medico competente
in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualita' di libero
professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di
strutture convenzionate.
2) Interessati ai quali
i dati si riferiscono
Il trattamento puo'
riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in
rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad
associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3)
e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e
mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad
altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti di
cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle
lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al
punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attivita' lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalita' del
trattamento
Il trattamento dei dati
sensibili deve essere necessario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per
eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da
leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in
particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza
ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del
lavoro o della popolazione, nonche' in materia fiscale, di tutela della
salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformita' alla legge
e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della
contabilita' o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri
emolumenti, liberalita' o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalita' di salvaguardia della vita o
dell'incolumita' fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in
sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
sempreche', qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari
a quello dell'interessato;
e) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in
materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione
finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilita' del
datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di
malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio
dell'attivita' lavorativa o professionale;
g) per garantire le pari opportunita'.
4) Categorie di dati
Il trattamento puo' avere
per oggetto i dati strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o
alle finalita' di cui al punto 3), che non possano essere adempiute, caso
per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di
natura diversa, e in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la
fruizione di permessi e festivita' religiose o di servizi di mensa,
nonche' la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell'obiezione
di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreche' il trattamento sia
effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonche' i dati inerenti alle attivita' o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati
raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidita',
infermita', gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad
esposizioni a fattori di rischio, all'idoneita' psico-fisica a svolgere
determinate mansioni o all'appartenenza a categorie protette.
5) Modalita' di
trattamento
Fermi restando gli
obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996 e dal
decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999, il trattamento dei
dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai
compiti o alle finalita' di cui al punto 3). I dati sono raccolti, di
regola, presso l'interessato.
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto
previsto dall'art. 23, comma 2, della legge n. 675/1996), in plico chiuso
o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti
non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e di
acquisirne il consenso scritto, in conformita' a quanto previsto dagli
articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.
6) Conservazione dei
dati
Nel quadro del rispetto
dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera e) della legge n.
675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non
superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di
cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalita' ivi menzionate.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata
costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto
al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di
propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche,
risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere
utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge,
dell'atto o del documento che li contiene.
Specifica attenzione e' prestata per l'essenzialita' dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni
e gli adempimenti.
7) Comunicazione e
diffusione dei dati
I dati sensibili possono
essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalita' di cui al punto 3),
a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e
fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale,
agenzie di intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi
professionisti, societa' esterne titolari di un autonomo trattamento di
dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a
rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario
per finalita' di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con
l'osservanza delle norme che regolano la materia. I dati idonei a
rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.
8) Richieste di
autorizzazione
I titolari dei trattamenti
che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione
non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa
Autorita', qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme
alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono
intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di autorizzazione
per trattamenti da effettuarsi in difformita' dalle prescrizioni del
presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato
da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
9) Norme finali
Restano fermi gli obblighi
previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa
comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento
di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di
lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di
lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni
politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonche' su fatti non
rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del
lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di
lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in
persone prese in considerazione per l'instaurazione di un rapporto di
lavoro, l'esistenza di uno stato di sieropositivita';
c) nelle norme in materia di pari opportunita' o volte a prevenire
discriminazioni.
10) Efficacia temporale
e disciplina transitoria
La presente autorizzazione
ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il
trattamento non sia gia' conforme alle prescrizioni non contenute nella
precedente autorizzazione n. 1/2000, il titolare deve adeguarsi ad esse
entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002
Il presidente Rodota'
Il relatore Rodota'
Il segretario generale Buttarelli
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