|
Fermi restando gli adempimenti derivanti dalla legislazione comunitaria e
nazionale, con la presente circolare si intende fornire disposizioni in
ordine alla documentazione concernente la gestione e rendicontazione
delle attivita' cofinanziate attraverso il FSE rientranti nella diretta
responsabilita' dall'UCOFPL quale autorita' di gestione o nel caso di
coinvolgimento dei servizi ispettivi ministeriali in ordine alle
attivita' di competenza di altre amministrazioni individuate come
organismi intermedi da parte del Ministero del lavoro.
Ove ritenuto
opportuno, tali amministrazioni/organismi intermedi potranno, comunque,
integrare, per quanto di competenza e per gli aspetti non contemplati, le
presenti disposizioni prevedendo ulteriori adempimenti procedurali o il
coinvolgimento di ulteriori uffici.
Al fine di omogeneizzare le procedure
ed evitare, per quanto possibile, comportamenti differenziati, si
prevedono qui di seguito la regolamentazione generale e gli adempimenti
documentali ai quali gli operatori devono fare riferimento nella gestione
dei predetti contributi.
La presente circolare tenendo conto delle
tipologie di attivita' e della nuova strutturazione dei PON, individua, a
seconda della tipologia di attivita' da realizzare (formativa o non
formativa), i documenti specifici da predisporre e/o inviare. Natura
giuridica del rapporto. Ulteriore considerazione preliminare attiene alla
natura giuridica del rapporto tra l'amministrazione ed il soggetto
attuatore, poiche' gli adempimenti relativi alla documentazione assolvono
ad una diversa funzione a seconda se tale rapporto sia configurabile come
concessione di pubblico servizio o come rapporto contrattuale.
Nel primo
caso, l'affidamento e', di norma, preceduto dall'espletamento di una
procedura concorsuale di tipo strettamente pubblicistico effettuata
attraverso un avviso pubblico secondo i principi di cui all'art. 12 della
legge 241 del 1990, con l'intento di perseguire finalita' di ordine
generale e di interesse collettivo.
Nel secondo caso si tratta, invece,
di un appalto di servizi aggiudicato all'esito di un bando di gara ai
sensi delle direttive comunitarie in materia (in primis: direttiva
92/50/CE e decreto legislativo n. 157/95 e successive modificazioni) o
delle analoghe disposizioni nazionali in caso di procedure c.d. «sotto
soglia».
Fatta questa premessa di ordine generale, ne consegue, infatti,
come nel regime concessorio gli adempimenti procedurali e documentali
vengano ad assumere una valenza amministrativa strettamente vincolante
per i soggetti attuatori;
la necessita', inoltre, per la stessa
amministrazione di omogeneizzare le proprie determinazioni quali
espressione del potere discrezionale, sottende il puntuale assolvimento
di adempimenti procedurali e documentali predeterminati da parte dei
Soggetti destinatari della concessione, con i quali si instaura un
rapporto di servizio, con le connesse responsabilita' anche sotto il
profilo contabile-amministrativo.
Nel caso, invece, di affidamenti
riconducibili a rapporti di tipo contrattuale, ne consegue come gli oneri
documentali e procedurali non possano essere considerati come
condizionanti dell'autonomia organizzativa degli affidatari, quanto, piu'
propriamente, come uno dei momenti di visibilita' dell'andamento delle
attivita', della coerenza, della modularita' e dell'articolazione
temporale dei servizi appaltati e, quindi, in buona sostanza,
dell'adempimento od inadempimento rispetto al contratto, al capitolato
d'oneri ed alla documentazione di gara.
Chiaramente, nell'eventualita'
che in tali documenti siano dettagliate la quantita' o gli standard
qualitativi delle prestazioni oggetto del servizio appaltato,
l'assolvimento degli oneri documentali costituira' la necessaria ed
imprescindibile condizione per la verifica da parte dei preposti organi
od uffici ispettivi.
In relazione alla suddetta distinzione, per una
maggiore chiarezza espositiva, si ritiene opportuno distinguere:
I.
l'ipotesi di affidamento in concessione;
II. l'ipotesi di affidamento
contrattuale.
I. Affidamenti in regime
concessorio.
Dopo la
sottoscrizione dell'atto di concessione, preceduta dall'assolvimento
degli obblighi in materia di antimafia e degli altri adempimenti previsti
per legge il soggetto beneficiario dovra' uniformarsi alle seguenti
prescrizioni.
Presentazione fideiussione.
In caso di richiesta di
anticipi e/o di pagamenti intermedi, i beneficiari dovranno presentare al
Ministero del lavoro e delle politiche sociali - UCOFPL - o all'organismo
intermedio, prima dei relativi pagamenti, idonee fideiussioni bancarie o
assicurative redatte in base allo schema di cui al decreto del Ministero
del tesoro del 22 aprile 1997 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 96
del 26 aprile 1997 distinte per importo relativo alla quota FSE ed alla
quota al cofinanziamento nazionale. Tali fideiussioni saranno liberate a
seguito della verifica amministrativo-contabile finale delle attivita'
rendicontate e delle spese effettivamente sostenute.
La presentazione
delle suddette fideiussioni non e' richiesta in ordine alle quote di
finanziamento relative ad enti pubblici. Il relativo pagamento avverra'
dietro presentazione di fatture intestate al Ministero e/o note di
debito, anch'esse distinte per quote di FSE e di cofinanziamento
nazionale, emesse dall'ente beneficiario del finanziamento, nel caso di
ATI o ATS, da ogni componente della Associazione ed inviate dal
mandatario.
Tali fatture o note di debito dovranno indicare le coordinate
bancarie dell'ente beneficiario o, in caso di ATI o ATS, del capofila
della stessa associazione.
Pubblicizzazione dell'azione cofinanziata. In
ottemperanza a quanto previsto dal regolamento CE n. 1260/99 e dal
regolamento CE n. 1159/2000, il beneficiario del finanziamento e' tenuto
a dare adeguata pubblicita' al finanziamento concesso. In particolare,
esso dovra' osservare quanto previsto per l'utilizzo dei loghi da
riportare su tutta la documentazione, secondo le indicazioni disponibili
presso il Ministero del lavoro o l'organismo intermedio. Comunicazioni e
informazioni:
modalita' attuative.
Tutte le comunicazioni inviate al
Ministero o all'organismo intermedio devono contenere almeno i seguenti
riferimenti: PON, Avviso o bando, decreto di finanziamento, n. fascicolo
e denominazione del progetto. Resta, ovviamente, impregiudicata la
facolta' per la P.A. di richiedere specifici adempimenti relativi a
particolari situazioni.
Comunicazioni iniziali.
Gli enti devono
comunicare con almeno 15 giorni di anticipo - tramite lettera
raccomandata a.r. - la data di inizio, il luogo di svolgimento delle
azioni contenute nel progetto approvato, nel rispetto dell'articolazione
prevista dallo stesso progetto o da successive variazioni autorizzate.
Tale comunicazione dovra' essere contestualmente inviata:
alla
amministrazione che finanzia il progetto (Ministero del lavoro - UCOFPL
od organismo intermedio);
alla direzione regionale del lavoro - settore
ispezione, in quanto incaricata dell'espletamento delle verifiche
amministrativo-contabili;
alla direzione provinciale del lavoro -
servizio ispezione, in quanto incaricata dell'espletamento delle
verifiche amministrativo-contabili, e/o ad altro organismo di controllo
eventualmente designato dall'organimo intermedio.
Nel caso in cui
nell'ambito delle azioni di sistema previste dai PON - FSE, siano
contemplate attivita' a carattere formativo, prima dell'inizio delle
relative azioni, gli enti dovranno altresi' inviare, alla sola direzione
provinciale del lavoro - servizio ispezione, o ad altro organismo
delegato al controllo ordinario, i seguenti documenti in riferimento
all'applicazione del disposto di cui alla legge n. 626/1994:
1)
comunicazione dell'avvenuta elaborazione della relazione sulla
valutazione dei rischi da parte del responsabile della sicurezza e del
piano di sicurezza, custodito presso l'azienda ovvero l'unita'
produttiva;
2) comunicazione del nominativo del medico competente nei
casi previsti dalla normativa vigente;
3) comunicazione dei nominativi
dei lavoratori incaricati dell'attuazione delle misure di prevenzione
incendi;
4) comunicazione dei nominativi del responsabile e degli addetti
al servizio di prevenzione e protezione.
Nel caso di svolgimento diretto
di attivita' formative da parte del datore di lavoro, lo stesso e'
tenuto, in sostituzione della documentazione di cui ai punti da 1 a 4, a
trasmettere:
a) una dichiarazione attestante la propria capacita' ad
adempiere allo svolgimento dei compiti di prevenzione e protezione dei
rischi;
b) una dichiarazione attestante gli adempimenti relativi alla
valutazione dei rischi, alla redazione del piano di sicurezza e custodia
dello stesso.
La predetta documentazione dovra' essere integrata dai
seguenti certificati:
5) nulla osta tecnico-sanitario della U.S.L.
competente per la rispondenza dei locali all'uso didattico;
6)
certificato di prevenzione incendi, ovvero nulla osta provvisorio per
attivita' soggette alle verifiche dei VVFF e, comunque, adeguata
documentazione che attesti il possesso dei requisiti minimi previsti
dalla normativa antinfortunistica (estintori, ecc.);
7) verbali di
collaudo e di verifica periodica degli impianti, attrezzature e macchine
(ascensori, montacarichi, impianti di terra, dispositivi contro le
scariche atmosferiche) o certificazione di auto protezione nelle
previsioni delle norme CEE, conformita' degli impianti tecnologici ai
criteri della legge n. 46/1990, adempimenti previsti dal decreto
legislativo n. 277/1991.
Nelle more del rilascio della certificazione di
cui ai punti 5, 6 e 7 puo' essere consentito l'utilizzo delle strutture
previa perizia tecnica giurata, firmata da un tecnico abilitato e
corredata da planimetria dei locali. Comunicazioni successive all'inizio
delle attivita'. Entro i successivi quindici giorni dall'inizio delle
attivita' dovranno essere inoltrati alla sola direzione provinciale del
lavoro - servizio ispezione, o ad altro organismo delegato al controllo
ordinario territorialmente competenti, la seguenti documentazione:
1) la
documentazione dell'eventuale pubblicita' d'inizio delle azioni;
2)
l'elenco degli eventuali destinatari delle attivita' a carattere corsuale,
con dati anagrafici, residenza e condizione professionale degli stessi;
3) gli elenchi del personale docente e non docente e relativi curricula
professionali;
4) il calendario delle lezioni delle attivita' corsuali su
base mensile o integrale;
5) la polizza di assicurazione INAIL per le
persone ed i tempi di attivita' formativa non coperti da polizza
preesistente e/o in atto;
6) in caso di attivita' progettuali non
corsuali, il calendario degli incontri gia' previsti e/o programmati
nell'ambito del progetto tra i diversi soggetti partner ed i destinatari
(dei quali dovra' essere redatta e resa disponibile per eventuali
controlli un'apposita verbalizzazione sottoscritta dai presenti, con
l'indicazione della rispettiva qualifica e ruolo nell'ambito delle
attivita). In caso di eventi quali seminari, conferenze, Workshop, sara'
necessario inviare, unitamente al calendario, il relativo programma;
7)
elenco delle strutture utilizzate; 8) l'elenco delle attrezzature
didattiche utilizzate;
9) in caso di attivita' di rete (informatizzata o
non) sara' necessario indicare l'indirizzo/figura di
riferimento/smistamento della rete, del portale e/o del sito web
costituito, indicando la data di inizio/messa on line, di inizio del
forum tra i destinatari.
Contestualmente, si raccomanda di indicare agli
organi di controllo la sede presso la quale e' conservata tutta la
documenzione amministrativa e contabile comprendente i registri
obbligatori, copia del progetto approvato e delle comunicazioni alle
quali il soggetto gestore e' tenuto. Comunicazioni in itinere.
Nel corso
dell'attivita' l'ente e' tenuto ad inviare, nei termini sottoindicati,
alla amministrazione che finanzia il progetto ed alla direzione
provinciale del lavoro - servizio ispezione territorialmente competente o
ad altro organismo delegato per le verifiche amministrativo-contabili:
1)
le variazioni al preventivo di spesa nei limiti consentiti dalle
disposizioni vigenti;
2) ogni eventuale variazione intervenuta rispetto
alle segnalazioni effettuate in riferimento alla documentazione
presentate all'inizio dell'attivita';
3) la data d'inizio degli eventuali
stage con almeno otto giorni di anticipo. In proposito, si consiglia di
effettuare comunque la comunicazione anche nel caso in cui possano
prevedersi variazioni in rapporto alla disponibilita' della struttura
ospitante, salvo procedere successivamente ad una ulteriore comunicazione
di aggiornamento o di rettifica;
4) ai fini dei pagamenti intermedi
successivi all'erogazione del primo acconto, essi potranno avvenire,
dietro presentazione all'UCOFPL o agli organismi intermedi, di una
dichiarazione di spesa a firma del legale rappresentante dell'ente o del
mandatario (in caso di ATS o ATI) ai sensi del decreto del Presidente
della Repubblica n. 445/2000, relativa alle spese gia' effettivamente
sostenute corredata da copie dei singoli giustificativi di spesa che, ai
sensi dell'art. 32 del regolamento CE n. 1260/99, devono corrispondere a
pagamenti effettuati e giustificati da fatture quietanzate o da documenti
contabili di valore probatorio equivalente;
5) tale documentazione dovra'
essere inviata all'UCOFPL o all'organismo intermedio, entro le seguenti
date: 31 gennaio, 31 marzo, 30 giugno, 30 settembre di ogni anno. Le
certificazioni inviate al di fuori di tali scadenze potranno essere
rimborsate in base alle effettive disponibilita' di risorse.
A tale scopo
il legale rappresentante dell'ente o il mandatario (in caso di ATS o ATI)
dovranno anche utilizzare il supporto informatico SIPRO fornito dal
Ministero, che consente il collegamento informatico con l'ente stesso o
l'ATS/ATI per la comunicazione in tempo reale della documentazione
contabile relativa alle spese inerenti il progetto approvato.
Si rammenta
che l'ente e/o i componenti l'ATS dovranno assicurare l'utilizzazione di
un sistema contabile distinto o di una codificazione contabile
appropriata di tutti gli atti contemplati dall'intervento (regolamento CE
n. 1260/99, art. 34, punto 1, lettera e), da realizzarsi attraverso
l'istituzione di un adeguato sistema contabile, correlato alla
contabilita' generale, al fine di poter definire in ogni momento le
disponibilita' relative ad ogni singola voce di costo.
Tale sistema
dovra', altresi', consentire di poter dimostrare la congrua ripartizione
dei costi indiretti di progetto e di funzionamento tra le diverse
attivita' svolte;
6) il legale rappresentante dell'Ente o mandatario
dell'ATS o ATI dovranno fornire contestualmente una relazione sullo stato
di avanzamento delle attivita' realizzate, comprendente anche le
informazioni sulle procedure adottate. Ove il legale rappresentante
dell'ente o il mandatario dell'ATS o ATI non presentassero entro le
scadenze fissate le richieste di rimborso corredate da dichiarazione
delle spese effettivamente sostenute e dalla relazione succitata, l'UCOFPL
o l'organismo intermedio potranno chiedere la restituzione della somma
erogata a titolo di anticipo. In ogni caso, si precisa che il
riconoscimento definitivo delle spese sostenute durante la realizzazione
del progetto sara' subordinato all'esito della verifica
amministrativo-contabile finale del rendiconto generale delle spese;
7)
nel caso il beneficiario del contributo voglia apportare qualsiasi
modifica al progetto approvato, la relativa variazione dovra' essere
preventivamente autorizzata dall'UCOFPL o dall'organismo intermedio su
espressa richiesta del legale rappresentante dell'ente o del mandatario
dell'ATS o ATI, da far pervenire al competente ufficio almeno trenta
giorni prima della modifica da apportare, al fine di consentire
all'ufficio stesso di esprimersi su tale richiesta. Le spese relative
alla parte del progetto modificata senza autorizzazione non saranno
riconosciute, salvo quanto previsto dalle disposizioni sugli storni di
spesa.
Per quanto riguarda le ATS o ATI, si rammenta che in particolare,
eventuali modifiche della compagine prevista per la costituzione
dell'ATS/ATI dovranno essere debitamente motivate e autorizzate
dall'ufficio responsabile, fermo restando che almeno due dei soggetti
proponenti iniziali devono essere mantenuti;
8) resta inteso che il
beneficiario del contributo e' tenuto ad adempiere ad ogni eventuale
ulteriore prescrizione o adempimento richiesto dall'amministrazione.
Comunicazioni finali.
Il saldo del progetto sara' disposto in seguito a
verifica amministrativo-contabile del rendiconto generale delle spese in
quanto effettivamente quietanzate e pagate. Tale verifica verra'
espletata dai competenti servizi ispettivi mediante appositi verbali,
anche informatizzati.
A tal fine il legale rappresentante dell'ente o il
mandatario dell'ATS/ATI dovranno presentare all'UCOFPL o all'organismo
intermedio e all'organo di controllo incaricato della verifica
amministrativo-contabile, entro quaranta giorni (salvo diversa
disposizione contenuta nell'Atto di concessione) dal termine dell'attivita'
di cui al progetto, il rendiconto di tutte le spese corredato da una
relazione sull'attivita' svolta e sugli obiettivi raggiunti.
Tale
documentazione dovra' essere esibita in sede di verifica amministrativo
contabile unitamente ad ogni altro documento e giustificativo di spesa in
originale. La mancata presentazione del rendiconto e della relativa
documentazione entro il suddetto termine puo' costituire motivo di revoca
del contributo concesso.
Si rammenta, ancora, che in caso di accertata
irregolarita', oltre alle eventuali sanzioni penali, potranno essere
applicate le disposizioni di cui all'art. 38, lettera h), del regolamento
CE n. 1260/99.
Qualora l'ente non realizzi in tutto o in parte il
progetto, l'UCOFPL o l'organismo intermedio chiederanno, oltre alla
restituzione della somma anticipata e non correttamente utilizzata, anche
gli interessi legali maturati sulle quote di FSE e gli interessi dovuti
in ragione del tasso ufficiale di sconto, sostituito dal tasso ufficiale
di riferimento per gli strumenti giuridici indicizzati alla cessata
ragione normale dello sconto, maturati sulle quote di Fondo di Rotazione
ex lege n. 183/1987, calcolati dalla data di erogazione a quella del
rimborso.
La restituzione dovra' avvenire secondo quanto previsto
dall'art. 38, lettera h), del regolamento CE n. 1260/1999 e dalla
normativa nazionale relativa al Fondo di rotazione ex lege n. 183/1987 e
al FSE.
Conservazione della documentazione.
Fatte salve le disposizioni
nazionali concernenti l'obbligo di conservazione della documentazione
contabile (art. 2220 cod. civ.), si richiamano gli oneri relativi alla
documentazione contabile ed amministrativa stabiliti dal regolamento CE
n. 1260/99 (art. 38 par. 6) e dal regolamento CE n. 438/01, come
integrato dal Regolamento CE n. 2355/02. Controdeduzioni.
Avverso le
risultanze delle verifiche amministrativo-contabili, e' ammessa la
facolta' per l'ente beneficiario del finanziamento di presentare, in via
gerarchica, all'autorita' di gestione o all'organismo intermedio,
controdeduzioni al verbale, in analogia e secondo i termini e le
modalita' stabilite dalla circolare 31 luglio 2000 n. 57 (pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale del 22 settembre 2000 n. 222). Ulteriore
possibilita' di controdedurre e' ammessa avverso le risultanze delle
eventuali visite ispettive; in quest'ultimo caso, esse dovranno pervenire
nel termine di quindici giorni all'autorita' di gestione (o all'organismo
Intermedio) e, contestualmente, all'organo che ha effettuato la verifica.
Monitoraggio.
Al fine di consentire il monitoraggio fisico e procedurale
delle azioni cofinanziate con il FSE, l'ente beneficiario e/o i
componenti l'ATI o ATS dovranno fornire al Ministero ogni informazione
necessaria sul progetto approvato e in particolare sui risultati
raggiunti e sugli effetti prodotti. Ai fini del monitoraggio finanziario,
il legale rappresentante dell'ente e/o il mandatario dell'ATI-ATS dovra'
inviare, con cadenza trimestrale all'UCOFPL o all'organismo intermedio,
entro venti giorni dalla chiusura del trimestre di riferimento (entro il
20 aprile, 20 luglio, 20 ottobre, 20 gennaio) l'apposita dichiarazione
per il monitoraggio indicante le spese effettuate. Inoltre, al fine di
consentire il monitoraggio fisico delle azioni cofinanziate dal FSE,
dovra' fornire all'UCOFPL o all'organismo intermedio, in seguito ad
apposite richieste, ogni informazione necessaria sul progetto approvato e
in particolare sui risultati raggiunti e sugli effetti prodotti.
Utilizzazione materiale.
Il materiale, sia cartaceo che informatico,
elaborato sia dall'ente beneficiario che dagli eventuali componenti l'ATI
o ATS, nell'espletamento dell'attivita' di cui al progetto approvato,
deve essere autorizzato dal Ministero per un eventuale utilizzo a fini
non strettamente legati al progetto stesso.
II. Affidamenti contrattuali.
Nell'ipotesi di affidamenti contrattuali, essendo questi preceduti da
bandi di gara e connessi capitolati, gli oneri e le prestazioni previste
da tale documentazione di gara e dal contratto costituiranno la
principale fonte che gli affidatari saranno tenuti ad osservare, fermi
restando, ovviamente, gli obblighi derivanti dalla normativa comunitaria
e nazionale in materia di appalti.
Cio' premesso in termini generali, l'affidatario
dovra' comunque presentare all'amministrazione appaltante relazioni sugli
stati di avanzamento trimestrali (salvo diversa periodicita' stabilita
nella documentazione di gara) secondo l'articolazione ed il programma di
attivita' contenute nel capitolato e nell'offerta presentata.
La stessa
amministrazione valutera', a seconda della tipologia e natura del
servizio appaltato, le specifiche modalita' di elaborazione e
presentazione di dette relazioni e l'eventuale ulteriore documentazione
da presentare a corredo delle stesse (esempio: elenco descrittivo dei
servizi e delle prestazioni effettuate; luogo di svolgimento; data di
svolgimento; numero ed individuazione destinatari/utenti; materiali
prodotti/distribuiti).
Nel caso in cui sia previsto o sia stato istituito
dall'amministrazione appaltante una commissione/comitato per la verifica
di detti stati di avanzamento, tali relazioni saranno esaminate,
unitamente ad ogni altro elemento in possesso dell'amministrazione, da
detta commissione/comitato.
Eventuali modifiche al piano di attivita',
all'offerta tecnica presentata, al team di progetto, ecc. potranno essere
effettuate soltanto in quanto espressamente autorizzate in via preventiva
dall'amministrazione appaltante che, all'uopo, dovra' quindi essere
dettagliatamente informata sulle motivazioni che hanno ingenerato la
richiesta delle stesse.
Per quanto riguarda le ATS o ATI, si rammenta che
in particolare, eventuali modifiche della compagine prevista per la
costituzione dell'ATS dovranno essere debitamente motivate e autorizzate
dall'ufficio responsabile, fermo restando che almeno due dei soggetti
proponenti iniziali devono essere mantenuti.
La presente circolare
sostituisce la lettera circolare UCOFPL - Div. VI - n. 2400 del 22 luglio
1997.
Roma, 7 aprile 2003
Il direttore generale:
Bulgarelli
|